Ochrana osobních údajů – informace o zpracování osobních údajů

Spolek PRIDE-CZ respektuje soukromí osob, jejichž osobní údaje při své činnosti zpracovává. Osobní údaje zpracováváme pouze pro konkrétní a oprávněné účely, v nezbytném rozsahu a po dobu potřebnou pro daný účel nebo stanovenou právními předpisy.

Při zpracování osobních údajů postupujeme zejména podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a v oblasti sociálně-právní ochrany dětí podle zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí.

1. KDO JE SPRÁVCEM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správcem osobních údajů je:

Spolek PRIDE-CZ
Svatopluka Čecha 1733/7
586 01 Jihlava
IČO: 04635914

E-mail: zakora@pride-cz.com
Datová schránka: m8xa2am

Spolek PRIDE-CZ dále jen „Spolek“.

Spolek určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a odpovídá za jejich odpovídající ochranu.

2. JAKÉ ZÁSADY PŘI ZPRACOVÁNÍ DODRŽUJEME

Osobní údaje zpracováváme zákonným, korektním a transparentním způsobem.

Shromažďujeme pouze údaje, které jsou přiměřené a potřebné pro konkrétní účel. Dbáme na jejich přesnost, chráníme je před neoprávněným přístupem a neuchováváme je déle, než je pro daný účel nezbytné.

K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které je potřebují pro výkon své práce nebo odborné činnosti a které jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.

3. ČLENSTVÍ A SPOLKOVÁ ČINNOST

V souvislosti s členstvím ve Spolku můžeme zpracovávat zejména:

– jméno a příjmení,
– datum narození, pokud je potřebné,
– adresu,
– telefonní číslo a e-mail,
– údaje potřebné pro evidenci členství a výkon práv a povinností člena,
– údaje související s platbami členských příspěvků.

Údaje používáme zejména pro vedení členské evidence, komunikaci se členy, organizaci činnosti Spolku, správu členských vztahů a plnění zákonných povinností.

Právním základem je podle konkrétní situace zejména správa vztahu mezi Spolkem a jeho členem, plnění právních povinností Spolku a oprávněný zájem Spolku na zajištění jeho řádného fungování.

Údaje uchováváme po dobu členství a následně po dobu nezbytnou pro vypořádání souvisejících práv a povinností a splnění zákonných účetních, daňových nebo archivačních povinností.

4. VZDĚLÁVÁNÍ A DALŠÍ ODBORNÉ AKCE

Při přihlašování a účasti na vzdělávacích nebo jiných odborných aktivitách můžeme zpracovávat zejména:

– jméno a příjmení,
– telefonní číslo a e-mail,
– datum a místo narození, je-li potřebné pro evidenci akreditovaného vzdělávání nebo vystavení osvědčení,
– údaje o zaměstnavateli nebo profesním zařazení, jsou-li pro danou aktivitu potřebné,
– fakturační údaje,
– údaje o účasti a absolvování vzdělávání.

Údaje používáme pro registraci účastníků, komunikaci, organizaci a realizaci vzdělávání, vedení evidence účasti, vydávání osvědčení nebo potvrzení, fakturaci a plnění souvisejících zákonných povinností.

Právním základem je zejména plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením a plnění právních povinností Spolku.

Pokud jsou některé údaje zpracovávány na základě souhlasu, je souhlas dobrovolný a lze jej kdykoli odvolat.

Údaje uchováváme po dobu potřebnou pro realizaci vzdělávací aktivity a následně podle požadavků vztahujících se k evidenci vzdělávání, účetnictví a dalším zákonným povinnostem.

5. PŘÍPRAVY ŽADATELŮ O NÁHRADNÍ RODINNOU PÉČI

Spolek PRIDE-CZ je pověřenou osobou podle zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, a vykonává činnosti v rozsahu uděleného pověření.

V souvislosti s přípravou žadatelů o osvojení nebo pěstounskou péči k přijetí dítěte do rodiny můžeme zpracovávat zejména:

– jméno, příjmení a další potřebné identifikační údaje,
– kontaktní údaje,
– informace o rodinném a partnerském životě,
– informace o společně posuzované osobě,
– informace o dětech a dalších osobách žijících v domácnosti,
– informace o životní historii a významných životních zkušenostech,
– informace o rodinných vztazích a sociálních poměrech,
– informace o motivaci k přijetí dítěte,
– informace související s rodičovskými a pečovatelskými zkušenostmi,
– informace potřebné k posouzení připravenosti na konkrétní formu náhradní rodinné péče,
– další informace nezbytné pro řádné provedení přípravy.

Podklady mohou vznikat zejména při individuálních nebo společných konzultacích, v rámci domácích příprav, dotazníků, vztahových a rodinných map, genogramů a dalších metod používaných v průběhu odborné přípravy.

Po ukončení přípravy Spolek zpracovává Doklad o absolvování přípravy k přijetí dítěte do rodiny (dále jen „Doklad“). Doklad je výstupem z absolvované přípravy a je zpracováván na základě podkladů získaných v jejím průběhu.

Zvláštní kategorie osobních údajů

V průběhu přípravy mohou být podle jejího obsahu zpracovávány také zvláštní kategorie osobních údajů, zejména informace o zdravotním nebo psychickém stavu, případně další citlivé skutečnosti z osobního a rodinného života.

Takové údaje zpracováváme pouze tehdy a v takovém rozsahu, v jakém jsou potřebné pro výkon sociálně-právní ochrany dětí a činnost vykonávanou na základě uděleného pověření.

Údaje o trestních odsouzeních nebo trestných činech zpracováváme pouze tehdy, pokud je jejich zpracování umožněno nebo vyžadováno příslušnými právními předpisy.

Proč údaje zpracováváme

Údaje zpracováváme zejména za účelem:

– realizace přípravy k přijetí dítěte do rodiny,
– individuální práce se žadatelem nebo žadateli v průběhu přípravy,
– vyhodnocování témat a oblastí souvisejících s přípravou,
– vedení nezbytné dokumentace,
– zpracování Dokladu,
– komunikace a spolupráce s příslušnými orgány sociálně-právní ochrany dětí a dalšími oprávněnými subjekty.

Právním základem tohoto zpracování je výkon sociálně-právní ochrany dětí v rozsahu uděleného pověření podle zákona č. 359/1999 Sb. Podle povahy konkrétního zpracování jde zejména o plnění právní povinnosti nebo plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu ve smyslu GDPR.

Zpracování údajů v rámci přípravy proto není založeno pouze na souhlasu žadatele.

Zvláštní kategorie osobních údajů jsou zpracovávány pouze tehdy, pokud je jejich zpracování nezbytné a jsou splněny podmínky stanovené GDPR a zákonem č. 359/1999 Sb.

6. ÚDAJE O RODINNÝCH PŘÍSLUŠNÍCÍCH A DALŠÍCH OSOBÁCH

Při přípravách mohou žadatelé poskytovat také informace o svém partnerovi, dětech, rodičích, sourozencích nebo jiných osobách.

Tyto údaje zpracováváme pouze v rozsahu, v němž jsou významné pro účel přípravy.

Žádáme proto žadatele, aby bez potřeby neuváděli celé jméno, adresu, telefonní číslo, e-mail nebo jiné přímé identifikátory třetích osob.

Pokud lze významnou životní zkušenost popsat bez identifikace konkrétní další osoby, preferujeme takový způsob uvedení informace.

7. ODKUD OSOBNÍ ÚDAJE ZÍSKÁVÁME

Většinu osobních údajů získáváme přímo od osoby, které se týkají.

V souvislosti s přípravami můžeme získávat údaje také zejména:

– od příslušného krajského úřadu,
– od orgánu sociálně-právní ochrany dětí,
– z dokumentace předané oprávněným orgánem,
– od společně posuzované osoby,
– případně od jiného subjektu oprávněného údaje Spolku předat.

Údaje získané z jiných zdrojů používáme pouze pro účel, pro který nám byly oprávněně předány.

8. KOMU MŮŽEME ÚDAJE ZPŘÍSTUPNIT

Osobní údaje neposkytujeme jiným subjektům bez právního nebo jiného oprávněného důvodu.

Podle povahy konkrétní činnosti mohou být příjemci zejména:

– příslušné orgány sociálně-právní ochrany dětí,
– krajské úřady,
– soudy a další orgány veřejné moci, pokud tak stanoví právní předpis,
– odborní pracovníci, kteří se podílejí na přípravě nebo jiné poskytované činnosti,
– smluvní poskytovatelé informačních, technických, účetních nebo jiných podpůrných služeb.

Každému příjemci zpřístupňujeme pouze údaje potřebné pro konkrétní účel.

9. GOOGLE WORKSPACE A ELEKTRONICKÉ UKLÁDÁNÍ ÚDAJŮ

Pro elektronickou komunikaci, formuláře, práci s dokumenty a ukládání vybraných pracovních podkladů používá Spolek organizační prostředí Google Workspace.

Google je ve vztahu k zákaznickým datům v příslušném rozsahu smluvním poskytovatelem cloudových služeb a zpracovatelem osobních údajů.

Spolek má pro službu Google Workspace sjednány podmínky zpracování osobních údajů a využívá organizační a technická opatření určená k omezení neoprávněného přístupu k uloženým údajům.

Přístup k dokumentům a formulářům obsahujícím osobní údaje je omezen na oprávněné osoby.

Pokud poskytovatel cloudových nebo jiných technických služeb využívá infrastrukturu nebo další zpracovatele mimo Evropský hospodářský prostor, probíhá případné předávání osobních údajů pouze při splnění podmínek stanovených GDPR.

10. VYUŽITÍ NÁSTROJŮ GENERATIVNÍ UMĚLÉ INTELIGENCE PŘI ZPRACOVÁNÍ DOKLADU

Při zpracování Dokladu může Spolek využívat nástroje generativní umělé inteligence jako podpůrný pracovní nástroj, zejména pro strukturování podkladů, kontrolu návaznosti informací a přípravu návrhů formulací.

Tyto nástroje nenahrazují odbornou práci pracovníka Spolku, samostatně neposuzují vhodnost žadatele a nerozhodují o výsledku přípravy. Obsah Dokladu vždy kontroluje, upravuje a schvaluje odpovědný odborný pracovník.

Při využití externích nástrojů generativní umělé inteligence Spolek uplatňuje zásadu minimalizace údajů. Pokud pro použitý nástroj není sjednán odpovídající smluvní režim pro zpracování osobních údajů, jsou podklady před použitím upraveny tak, aby z nich nebylo možné rozumnými prostředky určit konkrétní osobu. Odstraňují se zejména přímé identifikátory a podle povahy podkladu také další údaje, jejichž kombinace by mohla vést k identifikaci konkrétní osoby.

Pokud nelze podklad pro tento účel dostatečně anonymizovat bez ztráty jeho odborného významu, není prostřednictvím takového externího nástroje zpracováván.

Pokud by Spolek využíval nástroj generativní umělé inteligence ke zpracování osobních údajů, činí tak pouze při zajištění odpovídajícího právního, smluvního a technického režimu ochrany osobních údajů.

Použití generativní umělé inteligence není automatizovaným rozhodováním o žadateli. Odborné závěry a konečné znění Dokladu jsou výsledkem práce odpovědných odborných pracovníků.

11. ZABEZPEČENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Spolek přijímá přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze zpracovávaných údajů.

Patří mezi ně zejména:

– omezení přístupových oprávnění,
– používání individuálních uživatelských účtů,
– zabezpečení účtů prostřednictvím vícefaktorového ověřování, pokud je dostupné,
– omezení sdílení dokumentů,
– ochrana zařízení a přístupových údajů,
– pravidelná kontrola oprávnění k přístupu,
– minimalizace množství zpracovávaných údajů,
– bezpečné odstranění údajů po uplynutí doby jejich uchování.

Osoby, které při výkonu sociálně-právní ochrany přicházejí do styku s osobními údaji, jsou vázány povinností mlčenlivosti.

12. DOBA UCHOVÁNÍ ÚDAJŮ

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu potřebnou pro účel, pro který byly získány, nebo po dobu vyžadovanou právními předpisy.

U dokumentace související s přípravou žadatelů je dokumentace uchovávána po dobu probíhající přípravy a následně podle interních pravidel Spolku pro vedení a uchovávání dokumentace, aktuálně nejdéle 10 let od ukončení příslušné přípravy, pokud právní předpis nebo jiná závazná povinnost nevyžaduje dobu odlišnou.

Po uplynutí příslušné doby jsou dokumenty bezpečně odstraněny, anonymizovány nebo je s nimi naloženo podle příslušných právních předpisů.

U účetních, smluvních a obdobných dokumentů se doba uchování řídí příslušnými právními předpisy.

13. VAŠE PRÁVA

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména právo požadovat:

– informaci o tom, zda a jak vaše osobní údaje zpracováváme,
– přístup ke svým osobním údajům,
– opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
– omezení zpracování, jsou-li splněny podmínky GDPR.

Za podmínek stanovených GDPR můžete mít také právo na výmaz osobních údajů. Právo na výmaz však neznamená, že můžeme odstranit údaje, které jsme povinni nebo oprávněni nadále uchovávat podle právních předpisů nebo z důvodu výkonu sociálně-právní ochrany.

Pokud je zpracování založeno na plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo na oprávněném zájmu, můžete mít za podmínek stanovených GDPR právo vznést námitku.

Právo na přenositelnost se uplatní pouze v případech stanovených GDPR, zejména pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a probíhá automatizovaně.

Pokud je určité zpracování založeno na vašem souhlasu, můžete souhlas kdykoli odvolat. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování, které proběhlo před jeho odvoláním.

Pro uplatnění svých práv se můžete obrátit na Spolek prostřednictvím kontaktů uvedených v bodě 1.

14. STÍŽNOST U DOZOROVÉHO ÚŘADU

Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, můžete se nejprve obrátit přímo na Spolek.

Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.gov.cz

15. POVINNOST POSKYTNOUT OSOBNÍ ÚDAJE

To, zda je poskytnutí osobních údajů povinné, závisí na účelu jejich zpracování.

U smluvních vztahů mohou být některé údaje nezbytné pro uzavření nebo plnění smlouvy.

Při výkonu sociálně-právní ochrany dětí může být poskytnutí některých údajů nezbytné pro řádné provedení přípravy nebo jiného úkonu, který Spolek v rozsahu svého pověření vykonává.

Vždy se snažíme požadovat pouze údaje, které jsou pro daný účel skutečně potřebné.

16. AUTOMATIZOVANÉ ROZHODOVÁNÍ

Spolek při zpracování osobních údajů neprovádí rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by vůči konkrétní osobě vyvolávalo právní účinky nebo ji obdobným způsobem významně ovlivňovalo.

To platí také pro případ využití nástrojů generativní umělé inteligence jako podpůrného nástroje při zpracování Dokladu. Odborné závěry v rámci přípravy a konečné znění Dokladu jsou výsledkem práce odpovědných odborných pracovníků.

17. ZMĚNY TĚCHTO INFORMACÍ

Tyto informace můžeme průběžně aktualizovat zejména při změně právních předpisů, rozsahu poskytovaných služeb nebo používaných způsobů zpracování osobních údajů.

Aktuální verze je vždy zveřejněna na webových stránkách Spolku PRIDE-CZ.

Poslední aktualizace: září 2026